Vì sao tồn kho bị lệch: sửa số lượng chưa phải là giải quyết xong

Vì sao tuần sau nhân viên lại báo lệch đúng mặt hàng đó?

“Anh chị ơi, tồn kho mặt hàng này lại không khớp.”

Đây có thể là lời nhắn quen thuộc với chủ đang quản lý hai, ba cửa hàng hoặc quản lý phụ trách chốt ca. Bạn biết cần kiểm tra tồn kho. Khó hơn là duy trì việc ghi nhận và đối chiếu ngay trong lúc bán hàng bận rộn. Nếu bán hàng nằm trên POS, chuyển hàng nằm trong tin nhắn, còn lời giải thích cuối cùng dựa vào trí nhớ của chủ, mỗi lần đổi người phụ trách lại phải điều tra từ đầu. Đây là tình huống minh họa, không phải lời kể của một khách hàng cụ thể.

Chỉnh số trên phần mềm theo số đếm có thể giải quyết chênh lệch trước mắt. Nhưng nếu tuần sau chủ vẫn phải ghép lại hóa đơn và lời kể của từng người, bạn mới chỉ sửa kết quả.

Số lượng tồn kho là kết quả. Muốn hiểu chênh lệch, phải xem những nghiệp vụ đã tạo ra số lượng đó.

Hàng vào từ đâu, đã bán gì, đã chuyển sang chi nhánh nào? Mỗi lần dịch chuyển có được ghi nhận không? Nếu xác nhận thiếu một bản ghi, cần tìm tiếp vì sao bước đó bị bỏ sót.

Storebase phát triển công cụ vận hành để công việc tại cửa hàng vẫn tiếp tục khi chủ vắng mặt. Với tồn kho, chúng tôi chú trọng việc người tại hiện trường có thể kiểm tra và để lại đủ thông tin cho người tiếp theo xử lý. Bài viết đề xuất một cách tổ chức công việc, không phải kết quả đo lường của khách hàng hay hướng dẫn hạch toán. Bạn có thể bắt đầu mà chưa cần đổi phần mềm.

Tồn kho thực tế và trên phần mềm có đang so sánh cùng một thứ?

Tồn kho thực tế là lượng hàng được đếm trực tiếp. Tồn kho trên phần mềm là lượng đã ghi trong hệ thống. Trước khi đối chiếu, hãy thống nhất bốn yếu tố:

• Thời điểm: Có đang lấy số buổi sáng để so với hàng buổi chiều? Tách những giao dịch xảy ra trước và sau thời điểm chốt số.
• Địa điểm: Phần mềm cộng cả kho phía sau nhưng nhân viên chỉ đếm trên kệ?
• Trạng thái: Có đang so lượng hiện có với lượng có thể bán? Xem cách xử lý hàng đã giữ cho khách hoặc hàng trả lại đang chờ kiểm tra.
• Mặt hàng và đơn vị: Có cùng mã hàng, màu, quy cách? Thùng và đơn vị lẻ đã được quy đổi nhất quán chưa?

Ví dụ, Shopify phân biệt hàng hiện có, hàng có thể bán và hàng sắp về. Có hàng tại cửa hàng không có nghĩa là hàng đó sẵn sàng bán. Hãy kiểm tra định nghĩa trong phần mềm bạn đang dùng. Các trạng thái tồn kho

Chuyển kho giữa chi nhánh cũng cần tách việc A đã gửi và B đã nhận. Quy trình của Shopify phân biệt hàng đang vận chuyển với việc nhận đủ hoặc nhận một phần tại đích. Bản ghi của một bên không chứng minh rằng cả hai bên đã hoàn tất. Chuyển kho và nhận hàng

Đổi câu hỏi “thiếu bốn món” thành “nghiệp vụ nào chưa được ghi nhận?”

Nếu lịch sử chưa đầy đủ, đừng đoán để lấp chỗ trống. Chọn một mặt hàng tại một cửa hàng, ghi số đếm và thời điểm làm mốc. Sau đó liên kết các lần nhập, bán, trả và chuyển của mặt hàng ấy; ở lần kiểm tra tiếp theo, đối chiếu số tính được với hàng thực tế.

Bảng sau là ví dụ giả định, không phải dữ liệu khách hàng. Tất cả đều tính theo đơn vị lẻ tại cửa hàng A; giả sử không có trả hàng, hủy hàng hay nghiệp vụ khác ngoài bảng.

Nếu đếm được 38 nhưng phần mềm hiện 42, hãy kiểm tra bốn đơn vị chuyển sang B đã được ghi nhận chưa. Chênh lệch cùng bằng bốn chỉ là một dấu hiệu, chưa phải kết luận. Cần đối chiếu bàn giao thực tế với lịch sử trong hệ thống.

Khi xác nhận thiếu bản ghi chuyển kho, đừng chỉ để lại “đã sửa thành 38”. Hãy nối việc sửa với đúng mặt hàng, lần chuyển, bằng chứng và người xử lý.

Cũng cần tránh sửa hai lần. Nếu vừa nhập bổ sung phiếu chuyển để trừ bốn, vừa điều chỉnh tồn kho trừ thêm bốn thì số lại sai. Kiểm tra các điều chỉnh đã có và làm theo quy trình của hệ thống đang dùng.

Tìm ra nguyên nhân rồi, hãy kiểm tra giao dịch tiếp theo

Giả sử đã xác nhận thiếu ghi nhận gửi hàng trong ví dụ trên. Câu hỏi “ai quên?” vẫn chưa đủ.

Người gửi có được yêu cầu nhập sau không? Công việc nhập giao cho người khác nhưng bàn giao bị đứt? Người phụ trách biết việc nhưng thiếu quyền nhập? Hay bản ghi đã có, chỉ là hệ thống cập nhật chậm?

Nguyên nhân khác nhau cần cách sửa khác nhau. Nhắc nhân viên cẩn thận hơn không giải quyết được độ trễ của hệ thống.

Nếu hàng được gửi trước, người khác nhập sau nhưng không ai kiểm tra việc nhập đã xong, hãy bổ sung đúng bước đó. Người gửi ghi nhận xuất đi, cửa hàng nhận xác nhận cùng một lần chuyển, và người được chỉ định kiểm tra các lần chưa hoàn tất. Cấp cả quyền xem và thao tác cần thiết.

Ở lần chuyển tiếp theo, đối chiếu gửi với nhận rồi kiểm tra tồn thực tế và phần mềm trên cùng cơ sở. Một lần khớp mới là kiểm tra ban đầu, không phải bằng chứng quy trình sẽ luôn đúng. Duy trì kiểm tra theo tần suất giao dịch và mức rủi ro.

Số lượng có thể đã đúng trong khi nguyên nhân vẫn chưa rõ. Quy trình có thể đã đổi nhưng hiệu quả chưa được kiểm tra. Tách các trạng thái này để “đã sửa” không che mất việc còn phải làm.

Chọn phần mềm tồn kho: xem cả bước sau khi nhập

Khi chọn ứng dụng kiểm kê hoặc phần mềm quản lý cửa hàng, đừng chỉ nhìn tốc độ đếm. Nhân viên có thể so sánh trước khi áp dụng số mới không? Người phụ trách có xem được các bản ghi liên quan đến mặt hàng bị lệch không?

Hướng thiết kế kiểm kê của Storebase là nối nhập số lượng với bước xem xét trước khi cập nhật tồn kho. So sánh số cũ với kết quả đếm giúp người tại cửa hàng nhận ra mặt hàng cần kiểm tra thêm. Đây là mô tả định hướng thiết kế, không bảo đảm hoạt động trong mọi môi trường cửa hàng hay tự động tìm nguyên nhân gốc.

Hiển thị chênh lệch và giải quyết nguyên nhân là hai việc khác nhau. Một màn hình đối chiếu không tự tìm ra chỗ bàn giao bị đứt. Vẫn cần con người kiểm tra căn cứ, thay đổi cách làm và xác nhận kết quả sau đó.

Vì vậy, hãy hỏi thêm: “Khi số này sai, người tại cửa hàng có thể kiểm tra và xử lý đến đâu?”

Để chủ xử lý ngoại lệ, không phải mọi lần kiểm tra

Đôi khi phải chốt ca khi chưa tìm ra nguyên nhân. Nếu cần sửa số để tiếp tục vận hành, hãy theo quy trình phê duyệt nhưng đừng đóng luôn việc tìm nguyên nhân. Không tự gán “mất hàng” hoặc “nhân viên sai” khi chưa có căn cứ. Ghi người kiểm tra tiếp theo và thời hạn.

Cho đội ngũ quyền xem dữ liệu và giới hạn xử lý rõ ràng. Những chênh lệch lặp lại, bằng chứng mâu thuẫn hoặc điều chỉnh vượt quyền cần chuyển cho quản lý hay chủ. Mức tiền và số lần cần tùy cửa hàng; giao trách nhiệm mà không cho công cụ kiểm tra không phải là phân quyền đầy đủ.

Ở lần kiểm kê tới, thử với một mặt hàng: ghi cơ sở so sánh, lịch sử đã xem, điều chỉnh đã làm, nguyên nhân còn chưa rõ, người và thời điểm kiểm tra tiếp. Nếu đổi quy trình, nối thêm kết quả của giao dịch sau.

Một ghi chú giả định: “Cửa hàng A / hàng X / chốt hôm nay / thực tế 38, phần mềm 42 / đang kiểm tra bốn đơn vị gửi sang B / quản lý xác nhận trước giờ mở cửa tiếp theo.” Khi có kết quả, bổ sung bằng chứng và cách xử lý. Chưa biết nguyên nhân thì ghi là chưa biết.

Người nhận bàn giao có tiếp tục được mà không phải hỏi chủ từ đầu không? Nếu chưa, hãy tìm xem còn thiếu bản ghi, quyền truy cập hay tiêu chí quyết định nào.

Mục tiêu không phải biến chủ thành người sửa tồn kho nhanh hơn. Mục tiêu là để đội ngũ phát hiện, tìm hiểu, xử lý và kiểm tra lại; chủ giữ những quyết định ngoại lệ quan trọng. Quản lý tồn kho cần trả lại không chỉ con số đáng tin hơn, mà còn quyền lựa chọn dành thời gian của mình cho điều gì ngoài cửa hàng.